SUUR TÄNU HEA INIMENE, ET TULED MEILE VABATAHTLIKUNA APPI!

Et aidata sul infomassis orienteeruda, koondame siia olulisima info sulle, kui oled võtnud vabatahtliku abilise rolli:

Objektid ja sealse rolli ootused:

  • TALLINNA LENNUJAAM              

Peamine funktsioon: Tallinna Lennujaamas saabuvate reisijate alas olevas EF2019 infolauas tervitada Tallinnasse saabuvaid Foorumi külastajaid. Infolauad varustatakse ka infovoldikutega, mida külalistele jagada. Muu info hulgas on selles voldikus ka QR-kood, millega on võimalik foorumi vältel tasuta kasutada Tallinna ühistransporti. Eeskätt Viru hotellis ja Nordic Hotel Forum hotellis majutuvatele külastajatele on hea soovitada lennujaamast hotelli jõudmiseks trammi. Tramm nr 4 väljub lennujaama ühistranspordi terminali kõrvalt ning külalistele võib öelda, et nad võivad minna ükskõik millise trammi peale ning see liigub Hobujaama peatusesse, seal tuleb väljuda ning mõlemad hotellid on kohe nähtavad. Trammi tuleb siseneda esimesest (trammijuhi poolsest) uksest ning seal on vaja valideerida QR-kood.

Muudes hotellides majutuvate külaliste jaoks on mõistlik lähtuvalt hotelli asukohast soovitada ka taksot.

Külalised, kes on tellinud transfeeri, tuleb suunata samuti lennujaamast väljuma läbi ühistranspordi terminali ning öelda, et transfeeri bussid väljuvad üle trammitee asuvast bussiparklast.

Lisaks transpordile levitada ka infot, et alates 03.10 kell 9:00st on võimalik Viru Hotelli II korruse konverentsikeskuses asuvas Foorumi registreerimislauas teha “check-in” Foorumile ning osaleja saab vastavalt tellitud paketile oma kaelakaardi ja või käepaelad.

  • TALLINNA SADAMA A JA D TERMINAL

Peamine funktsioon: A terminalis terminalihoones ning D terminalis terminali kõrval õues tervitada laevaga Tallinnasse saabuvaid Foorumi külastajaid. Lisaks anda ka juhiseid, kuidas külalised leiavad tee Viru ja Nordic Hotel Forum hotelli.

Lisaks transpordile levitada ka infot, et alates 03.10 kell 9:00st on võimalik Viru Hotelli II korruse konverentsikeskuses asuvas Foorumi registreerimislauas teha “check-in” Foorumile ning osaleja saab vastavalt tellitud paketile oma kaelakaardi ja või käepaelad.

  • NORDIC HOTEL FORUM

Peamine funktsioon: Tervitada hotelli saabuvaid Foorumi külastajaid ning jagada infot, et Foorumile „check-in“ saab teha alates 03.10 kell 09:00 Viru hotelli II korruse konverentsikeskuses asuvas registreerimislauas. Muuhulgas lisaks ka suunata inimesi II korrusele konverentsikeskusesse, kus toimuvad seminarid. Heaks abimeheks võimalikele küsimustele vastamisel on kindlasti https://www.europaforum2019.ee/et/program/ kus saab päevade kaupa näha kõiki toimuvaid seminare ja sessioone ning iga sessiooni avades on näha ka toimumiskoht ja ruumi nimi. Teine hea abimees küsimustele vastamisel on https://www.europaforum2019.ee/et/info2/ kus on välja toodud peamine oluline informatsioon Foorumil osalejatele. Foorumi vältel avatud olev Agora ehk Exhibition area asub Viru Hotelli II korruse konverentsikeskuse fuajees.

  • LÕUNASÖÖGID

Peamine funktsioon: Kontrollida lõunasöögile minevate isikute õigust lõunasöögile. Juhised kontrollimiseks on järgmised:

Nordic Hotel Forum:

  • 03.10 – punane käepael
  • 03.10-06.10 – valge kaelakaart

Viru Hotell:

  • 04.10-06.10 – kollane kaelakaart
  • 04.10 – kollane käepael
  • 05.10 – roheline käepael
  • 06.10 – sinine käepael

Viru hotelli võib sattuda ka üksikuid valge kaelakaardiga osalejaid, nemad võib ka lubada Virusse lõunale

  • ALEXELA KONTSERDIMAJA

Peamine funktsioon:

  • 04.10 Paraadilt saabuvad külalised Alexela kontserdimajja ning sisenevad peasissepääsust garderoobi. Treppidel tuleb kontrollida külastajate kaelakaarte ja käepaela veendumaks, et külastajal on õigus minna kontserdisaali avatseremooniale ja sellele järgnevale Host Night peole. Sissepääs on lubatud kõiki värvi kaelakaardi omanikel ning ilma kaelakaardita külalistel, kellel on pruun käepael
  • 05.10 Sissepääs on lubatud kõiki värvi kaelakaardi omanikel ning ilma kaelakaardita külalistel, kellel on hall käepael
  • 06.10 Sissepääs on lubatud kõiki värvi kaelakaardi omanikel ning ilma kaelakaardita külalistel, kellel on roosa käepael

Lisainfo kontserdisaalis istekohtade osas: kaelakaardi omanikel on istekohad kirjeldatud kaelakaardil. Käepaelaga ühe päeva pääsme soetanud külastajatele saab infoks öelda, et nemad peavad endale ise istekoha valida esimesel rõdul

  • RAEKODA

Peamine funktsioon: tervitada Raekotta saabuvaid erikülalisi ning suunata neid sissepääsu juures õigesse kohta edasi liikuma. Peale vastuvõttu kaasa võtta roll-up banner ja liikuda Kultuurikatlasse

  • KULTUURIKATEL

Peamine funktsioon: tervitada Warm-Up PArtyle saabuvaid külalisi ning kontrollida nende õigust osaleda antud üritusel. Sissepääs on lubatud valge, kollase ja rohelise kaelakaardiga külastajatel ja ilma kaelakaardita külastajatel, kellel on oranž käepael.

Kohapeal on võimalik suunata ka ilma sissepääsu õiguseta külastajad infolauda, kus nad saavad nii sularahas kui kaardimaksega osta endale peo pileti.

  • PARAAD JA TRANSFEERID

Paraadi kogunemispunkt on Viru Hotelli Tammsaare pargi poolses servas, kus on üles pandud ka meie Piirkonna telk.

Täpsemad juhised vabatahtlikele paraadi osas korraldab PDG Vello Tamm, transfeeride osas Heiti Elster

  • LENNUSADAM

Peamine funktsioon: tervitada Gala õhtule saabuvaid külalisi ning suunata neid sisenedes garderoobi ning sealt edasi. Lisaks kontrollida ka külastajate õigust osaleda Galal. Sissepääsu õigus on valge, kollase ja rohelise kaelakaardiga külastajatel ning ilma kaelakaardita külastajatel, kellel on valge käepael.

  • VIRU HOTELL

Peamine funktsioon: Viru hotelli esimesel korrusel olevas infoletis on peamine ülesanne tervitada foorumile saabujaid ning jagada infot, et II korruse konverentsikeskuses olevas registreerimislauas saab alates 03.10 kell 09:00st teha „check-in“ foorumile ning sealt saab kätte kogu materjalid. Lisaks foorumi vältel olla abiks inimeste transfeeridele suunamisel.

3.10 ja 04.10 kuni 13:00ni palume vastavalt vajadusele vabatahtlikke appi ka II korruse konverentsikeskuses asuvasse registreerimislauda. Neljapäev terve päev ja reede ennelõunane aeg on kõige kiirem aeg külaliste „check-in“ tegemisel ning sel ajal on abilisi tarvis registreerimislauda. Täpsemad juhised seal toimetamisel antakse teile registreerimislauas staabivanemate Kaisa Jette Särekanno ja Egert Klaas poolt.

 

Olulised üritused ja nende toimumisajad ning kohad:

03.10

  • Nordic Hotel Forum – Global Action Team seminar / terve päeva vältel
  • LRPC (Long Range Planning Committee) meeting 09:00-12:00 / NHF room VEGA
  • Youth Exchange terve päeva vältel / NHF room Capella
  • Warm-Up Party / 19:00-22:00 Kultuurikatel

04.10

  • Thomas Kuti Music Competition terve päeva vältel / Eesti Muusika ja Teatri akadeemia
  • Parade of Nations / algus 14:00 Viru hotelli kõrval Tammsaare pargis
  • Opening Ceremony / 16:00-17:30 Alexela kontserdimaja
  • Host Night / 17:30-20:30 Alexela kontserdimaja

05.10

  • Meet your International President / 09:00-10:30 Alexela kontserdimaja
  • European Council meeting I / 11:00-12:30 Alexela kontserdimaja
  • European Council discussions / 16:00-17:00 / NHF room Arcturus
  • Gala Night / 19:00-23:00 Lennusadam

06.10

  • Meet your International Directors / 09:00-10:00 Alexela kontserdimaja
  • European Council meeting II / 10:30-12:00 Alexela kontserdimaja
  • Closing Ceremony / 13:30-15:00 Alexela kontserdimaja

 Veel olulisi infokilde, millele vastuseid läheb sul kindlasti vaja leiad info lehelt!